La sous-série 3 T est constituée de deux fonds distincts : celui de la préfecture et celui des archives départementales.
Fonds de la préfecture
Le fonds préfecture rappelle que les archives étaient sous l’autorité du préfet.
Au sein de celui-ci se trouve une partie des dossiers du personnel et des dossiers de candidatures au poste d’archiviste. Le préfet était chargé de recruter le personnel des archives. On y trouve des documents pouvant tenir lieu de curriculum vitae et des lettres de recommandation.
Une autre partie porte sur les demandes de subventions accordées ou non par le conseil général. Le préfet, à la suite des rapports annuels de l’archiviste, demande que des sommes soient allouées à l’archiviste afin qu’il puisse effectuer ses missions dans les meilleures conditions possibles et de pouvoir mettre en place les instructions du ministère.
Fonds des archives départementales
Le fonds des archives départementales reflète les missions principales des archives ainsi que sa gestion interne.
On y trouve principalement des circulaires, arrêtés et extraits de délibérations provenant du ministère, du préfet ou du conseil général. De plus, la correspondance est prédominante par les nombreux interlocuteurs des archives, non seulement pour les besoins de son organisation en tant que service mais aussi pour son activité. Enfin, y sont conservés de nombreux inventaires, témoignant des différentes archives collectées à l’époque et de la manière de les classer.
Ce fonds témoigne également de l’évolution des pratiques archivistiques.
- Fonctionnement du service
Cette première partie comprend la règlementation générale qui régit les services d’archives départementaux, les dossiers du personnel concernant les archivistes en chef et les garçons de bureau avec par exemple les arrêtés de nomination et les demandes de congés. La comptabilité retrace le budget nécessaire au fonctionnement des archives ainsi que les frais de tournées d’inspections et les registres des expéditions de documents. Pour ce qui est du bâtiment, on trouvera les échanges entre l’archiviste et le préfet sur le mobilier des archives au sein des différents dépôts.
- Inspections des archives
L’archiviste est chargé par le ministère d’effectuer des tournées d’inspections des archives des services de l’Etat, des communes et des hôpitaux. On trouve dans ce fonds des inventaires d’archives de ces derniers. A la suite des inspections communales, l’archiviste effectue un état des lieux qui sera transmis au préfet. Le préfet rendra un rapport au maire de la de la commune concernée.
- Rapports annuels
Les rapports annuels sont une source incontournable pour connaître l'histoire du service. On y trouve ce qui a trait à la gestion du service et à ses missions (local, personnel, enrichissement des collections, classement, communication, inspection). Grâce aux rapports de l’archiviste, le préfet peut rendre compte des activités du service au conseil général et au ministère.
- Gestion des collections
La gestion des collections relate une des missions premières des archives, c’est-à-dire la collecte. Y sont conservés les circulaires réglementant les versements des dépôts et des dons, ainsi que les inventaires et les bordereaux de versements des archives des services de l’Etat, des archives communales et hospitalières et des notaires. La correspondance permet par exemlpe de constater que des archives présentes dans d’autres administrations et d’autres départements ont été réintégrées aux fonds.
La gestion passe aussi par l’élimination. La vente de papiers dits « périmés » et la remise de documents appartenant à d’autres dépôts ainsi que le refus d’archives « ne devant plus être versées » permettent de garder une trace des documents ayant fait partie des fonds. Cela évoque notamment la mise en place d’une régularisation des collections.
La bibliothèque historique et administrative recense les ouvrages acquis ou réintégrés au sein du service des archives et des sous-préfectures.
- Classement
Dans cette partie, on trouve la règlementation du cadre de classement des archives départementales, de la rédaction et de l’expédition des inventaires. Sont également conservés les inventaires imprimés des archives de la préfecture, de ses bureaux puis ceux plus récents des archives départementales, classés par séries.
- Récolement
Cette partie contient un état des fonds des archives et le récolement des dossiers du bureau des émigrés. Dans ces derniers sont consignés les types de biens, les documents et les lieux saisis aux émigrés nobles et aux membres du clergé, par l’administration durant la Révolution.
Conservation
On y trouve un registre des ouvrages envoyés à l’atelier de reliure. Il nous renseigne sur la priorisation faite dans les choix de restauration et de conservation.
- Communication
On y distingue les communications des archives et les demandes de recherches qui peuvent ou non découler sur une communication.
On retrouve la règlementation, les registres des communications de documents faites aux administrations, avec ou sans déplacements des archives, et aux particuliers.
