Le fonds des archives départementales reflète les missions principales des archives ainsi que sa gestion interne.
Il comprend en premier lieu des circulaires et arrêtés provenant des ministères et du préfet. La correspondance est prédominante du fait des nombreux interlocuteurs des archives. Sont conservés également de nombreux bordereaux de versements et inventaires, témoignant des différentes archives collectées et de la manière de les classer, ainsi que les demandes de recherches administratives, généalogiques et scientifiques. Ce fonds témoigne également de l’évolution des pratiques archivistiques, de la valorisation et des multiples missions du service.
- Fonctionnement du service
Cette première partie comprend la règlementation générale qui régit les services d’archives départementales et des dossiers du personnel des archives. L’enregistrement du courrier regroupe toute la correspondance envoyée et reçue. La comptabilité comprend le budget nécessaire au fonctionnement de la direction.
- Bâtiment
Les dossiers concernent principalement la création du dépôt d'archives dit de l’Orangerie, situé près de la préfecture et son aménagement ainsi que la construction et l’aménagement du dépôt Avenue Saint-Symphorien à Vannes.
- Rapports annuels
Les rapports annuels sont une source incontournable pour connaître l’histoire du service. Ils synthétisent ce qui a trait à la gestion du service et à ses missions (local, personnel, enrichissement des collections, classement, communication, inspection). Grâce aux rapports de l’archiviste, le préfet peut rendre compte des activités du service au ministère.
- Inspections des archives
L’archiviste est chargé par le ministère d’effectuer des tournées d’inspections des archives des services de l’Etat, des communes et des hôpitaux. Dans cette partie sont conservés des rapports et des procès-verbaux de récolement d’archives de ces derniers. On trouve également des dossiers de dénomination des communes et de création des blasons pour lesquels le directeur des archives est consulté.
- Relations avec les services versants
Peu à peu des procédures sont mises en place avec les services versants que sont la préfecture, les services de l’Etat, les établissements publics, la justice, les collectivités territoriales, les hôpitaux et les notaires. En témoignent principalement les bordereaux de versements, les contrats de dépôts et la correspondance.
- Gestion des fonds
Cette partie comporte les registres d’entrées de documents aux archives avant qu’ils ne soient classés, les bordereaux de versements des archives postérieures à 1940 et les archives du service réintégrées provenant d’autres dépôts. La gestion passe aussi par les éliminations réglementaires. La vente de papiers dits « périmés » et la remise de documents appartenant à d’autres dépôts permettent de garder une trace des documents ayant fait partie des fonds.
- Inventaires et répertoires
L’ensemble des inventaires produits par le service, classés par séries sont regroupés ici. Ces inventaires ayant servi de documents de travail et ayant été repris sous différentes formes ont évolué dans leur présentation. Au sein d’un même inventaire, on retrouve une version manuscrite, une version dactylographiée et parfois une photocopie des originaux. Ils témoignent de l’évolution de la pratique et de la manière de classer.
-Récolement
Cette partie contient les registres de récolement des années 1972 et 1983.
- Conservation préventive
L’évolution des pratiques de conservation préventive est retracée à travers l’état des travaux de reliure, la correspondance concernant les documents envoyés pour être restaurés, les contrats avec les entreprises pour la désinfection des archives et l’achat d’un autoclave.
- Communication
Une distinction est faite entre la communication des archives, sur place ou avec déplacement et les demandes de recherches qui peuvent, ou non, aboutir sur une communication. Les recherches peuvent être administratives, généalogiques ou scientifiques. On retrouve les fiches d’inscriptions des lecteurs en salle de lecture. Dans cette partie sont également conservés les registres de communications d’ouvrages de la bibliothèque et les demandes et réceptions d’ouvrages auprès d’autres services.
-Valorisation
La valorisation est une mission récente des archives départementales. En témoigne le travail préparatoire à la rédaction du guide des archives qui permet de présenter au public les fonds présents dans le service, les rapports d’activités, la correspondance avec les établissements scolaires du service éducatif créé en 1951 et les dossiers des expositions réalisées par le service.
-Activités des directeurs des Archives départementales
Le directeur des archives départementales a de multiples missions. En plus de la direction, il exerce la fonction de conservateur des Antiquités et Objets d’Art et peut être amené à représenter le préfet lors de réunions de commissions. Sont ici archivés les comptes rendus de réunion de nombreux colloques et manifestations culturelles ainsi que des programmes des congrès et les procès-verbaux de réunion de la commission régionale de l’Inventaire général des monuments et des richesses artistiques de la France dont le directeur est membre.
